Les congés payés de vos salariés en 5 questions

Les congés payés représentent en France un droit dont dispose tout salarié d’une structure privée ou publique. À quelles règles sont-ils soumis pour les employeurs ? Comment fixer les jours de congés de vos salariés ? Comment sont établies les indemnités de congés payés ?

Afin de faire face aux conséquences économiques induites par la crise sanitaire du Coronavirus COVID-19, l’ordonnance n° 2020-323 du 25 mars 2020 permet à l’employeur, dans la limite de 6 jours de congés et en respectant un délai de prévenance d’1 jour franc :

• de fixer les dates de prise de congé
• de modifier les dates de prise de congé.

Ces dispositions, qui dérogent au Code du travail, sont conditionnées à la conclusion d’un accord d’entreprise, ou à défaut d’un accord de branche.

Cette disposition prend fin le 31 décembre 2020.

Par ailleurs, pour soutenir les secteurs les plus impactés qui rencontrent des difficultés à faire face aux congés payés accumulés par leurs salariés en période d’activité partielle, l’État pourra prendre en charge jusqu’à 10 jours de congés payés.

Pour être éligible à cette aide, l’entreprise doit répondre à l’un des deux critères d’éligibilité suivants :

• son activité a été interrompue partiellement ou totalement pendant une durée totale d’au moins 140 jours depuis le 1^er janvier 2020 
• son activité a été réduite de plus de 90 % (baisse du chiffre d’affaires) pendant les périodes en 2020 où l’état d’urgence sanitaire était déclaré.

Congés payés : qui y a droit ?

Tout salarié a droit chaque année à un congé payé par l’employeur.

Le droit aux congés payés est ouvert au salarié, quels que soient son emploi, sa qualification, la nature de sa rémunération et son horaire de travail. Le salarié à temps partiel dispose des mêmes droits que le salarié à temps complet.

Les congés payés ne peuvent pas être remplacés par des indemnités, sauf exception.

Les congés payés peuvent être pris dès l’embauche sous réserve des règles de détermination de la période de prise des congés et de l’ordre des départs en congés des différents salariés de l’entreprise.

À combien de jours de congés a droit un salarié ?

Le salarié à temps plein a droit à un congé de 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif chez le même employeur. Un mois de travail effectif correspond à une période de 4 semaines ou 24 jours de travail.

La durée totale du congé exigible par le salarié ne peut excéder 30 jours ouvrables soit 5 semaines pour une année complète de travail (du 1^er juin au 31 mai de l’année suivante à défaut d’une autre période fixée par accord d’entreprise ou d’établissement ou, à défaut, convention ou accord de branche).

Le congé principal (le plus long congé de l’année pour un salarié) ne peut être inférieur à 12 jours ouvrables. Il doit être pris (sauf avis inverse dans la convention collective) entre le 1^er mai et le 31 octobre.

Les jours de fractionnement

En l’absence d’accord ou de convention, des jours ouvrables de congés supplémentaires, dit jours de fractionnement, peuvent être attribués :

• Un jour de congé supplémentaire* est attribué au salarié qui prend entre 3 et 5 jours de congés en dehors de la période du 1^er mai au 31 octobre.
• 2 jours ouvrables de congés supplémentaires* sont attribués au salarié qui prend 6 jours ou plus de congés en dehors de la période du 1^er mai au 31 octobre.

Les jours supplémentaires pour enfants à charge

Tout salarié a droit à 2 jours de congés supplémentaires par enfant à charge :

• Il est prévu que les salariés de moins de 21 ans au 30 avril de l’année précédente, bénéficient de 2 jours de congés payés supplémentaires (et indemnisés comme tel) par enfant à charge. Ce congé est réduit à 1 jour si le congé légal n’excède pas 6 jours (entrée en fin de période de congés). Ces jours se cumulent intégralement avec le congé légal et ne sont pas plafonnés : il pourra y avoir plus de 30 jours ouvrables de congés payés sur la période. 
• Les salariés de plus de 21 ans bénéficient également de 2 jours supplémentaires par enfant à charge mais le cumul du nombre de jours supplémentaires et des jours de congé annuel ne pourra pas excéder la durée maximale du congé annuel (30 jours ouvrables). Cette mesure ne bénéficiera donc qu’aux personnes entrées en cours de période ou qui n’acquièrent pas la totalité de leurs congés du fait d’une suspension de contrat particulière (ex : congé parental).  
• Il est à noter qu’est à charge l’enfant vivant au foyer et âgé de moins de 15 ans au 30 avril de l’année en cours et tout enfant sans condition d’âge lorsqu’il est en situation de handicap. 

Comment l’employeur fixe-t-il la période de congés ?

En accord avec les dispositions d’ordre public, l’entreprise dispose du droit à fixer par un accord d’entreprise ou par convention de branche la période de prise de congés payés et l’ordre des départs. L’employeur ne peut ensuite, sauf en cas de circonstances exceptionnelles, modifier l’ordre et les dates de départ moins d’un mois avant la date de départ prévue.

Pour définir l’ordre des départs, l’employeur tient compte des critères suivants :

• la situation de famille des bénéficiaires
• la durée de leurs services chez l’employeur
• leur activité chez un ou plusieurs autres employeurs

L’employeur peut refuser d’accorder un congé à son employé. L’employeur peut aussi imposer au salarié de prendre des jours de congés.

Les dates et l’ordre des départs doivent être communiqués à chaque salarié au moins 1 mois à l’avance.

Comment sont calculées les indemnités de congés payés ?

Pendant son congé, le salarié perçoit une indemnité de congés payés. Cette indemnité peut être calculée de 2 façons :

• l’indemnité de congés payés est égale à 1/10^e de la rémunération brute totale perçue par le salarié au cours de la période de référence
• l’indemnité de congés payés est égale à la rémunération que le salarié aurait perçue s’il avait continué à travailler.

C’est le montant le plus avantageux pour le salarié qui est payé.